1. Giới thiệu chung1.1. BIC Docs là gì ?BIC-Docs là hệ thống phần mềm quản lý toàn bộ quá trình tiếp nhận, phân phối, xử lý, ban hành văn bản của một cơ quan và doanh nghiệp. Đây cũng chính là giải pháp nhằm tối ưu hóa công tác quản lý công văn trong đơn vị đó. Các văn, bản tài liệu sau khi được số hóa sẽ được lưu trữ, xử lý trực tiếp trên hệ thống và gửi đến cho người có trách nhiệm.
1.2. Các lợi ích khi ứng dụng BIC-DocsTại hầu hết các cơ quan và doanh nghiệp, văn bản sau khi phân loại được quản lý chủ yếu dưới hình thức "trọn gói" trong từng tập hồ sơ, sổ sách. Sau đó, tùy thuộc vào tính hiện hành mà chúng được thường xuyên sử dụng hay lưu giữ trong các "tủ tài liệu". Do phương pháp bảo quản thông tin một cách "thủ công" và "tĩnh" như trên, khối lượng văn bản, tài liệu được lưu trữ không chỉ gây tốn kém về mặt thời gian, không gian, chi phí, mà còn tạo ra khó khăn, kém linh hoạt trong việc sử dụng, khai thác, tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp thông tin...
BIC-Doc sẽ giúp Quý vị khắc phục tất cả những hạn chế trên:- Các văn bản, tài liệu được sắp xếp thành nhóm, loại giúp cán bộ nhân viên của đơn vị tiếp cận, và xử lý thông tin một cách dễ dàng.
- Cho phép Ban lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ tình trạng xử lý, lưu trữ văn bản. Với BIC-Doc, bạn có thể dễ dàng nhận biết : văn bản hiện đang ở đâu? Ai lưu giữ? Văn bản đang ở khâu nào của quá trình xử lý ?... và theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình, từ đó đưa ra ý kiến chỉ đạo kịp thời, giúp công việc được giải quyết thông suốt.
- Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu và xử lý công văn cũng như quá trình phân công công việc.
- Tự động hoá các quá trình nhận - gửi công văn, phân công công việc cụ thể cho mỗi cán bộ, nhân viên.
- Lưu trữ công văn, tài liệu an toàn. Tính bảo mật cao. Tùy theo mức độ phân quyền từ quản trị mà các thành viên có thể dowload, sửa xóa hay tiếp cận với từng loại văn bản, tài liệu khác nhau.
- Khắc phục được hiện tượng dư thừa dữ liệu và chồng chéo thông tin. Một văn bản đến từ bên ngoài có thể được gửi cùng lúc từ nhiều nguồn khác nhau, nằm trong những hồ sơ khác nhau, do nhiều đối tượng khác nhau lưu trữ, từ đó gây khó khăn, quá tải cho việc quản lý.
Mô hình tổng quan hệ thống BIC-Docs
2. Ưu điểm của hệ thống- Mô hình ứng dụng trên nền web (web-based) giúp cho việc triển khai, quản trị và bảo trì hệ thống được dễ dàng, các máy trạm chỉ cần được tích hợp các trình duyệt Internet là có thể truy cập vào BIC-Doc.
- Cho phép thay đổi cơ sở dữ liệu một cách linh hoạt.
- Hoạt động trên hệ điều hành Windows, ổn định, dễ vận hành.
- Lưu trữ toàn văn văn bản dưới dạng các file với nhiều định dạng như .doc, .xls, .pdf, .gif, .jpeg, …
- Giao diện thuần Việt (sử dụng bảng mã tiếng Việt Unicode TCVN 6909-2001), được thiết kế khoa học, thân thiện, dễ sử dụng.
- Quá trình tiếp nhận và xử lý văn bản theo mô hình tập trung giúp cho việc quản lý tài liệu được dễ dàng.
- Có thể đồng thời tích hợp nhiều tiện ích cho doanh nghiệp : lịch công tác tuần, cổng thông tin nội bộ… Dễ dàng nâng cấp những tính năng mới theo yêu cầu của Quý vị.