Để đem lại tiện nghi cao nhất cho người dùng, Google đã kết nối tất cả thông tin về một doanh nghiệp lại với nhau để đưa ra cho người tìm kết quả thích hợp với từng hoàn cảnh: tìm trên bản đồ, tìm trên web, tìm trên điện thoại di động. Các thông tin về doanh nghiệp gồm có: website của doanh nghiệp, vị trí của doanh nghiệp trên bản đồ, tin tức về doanh nghiệp trên mạng... Khi một người hỏi Google về một doanh nghiệp, Google đưa ra một kết quả tổng hợp gồm có tất cả các thông tin trên.
Do xu hướng dùng Internet di động tăng cao, thông tin vị trí của doanh nghiệp trên bản đồ Google thường xuất hiện trên cùng trong các kết quả tìm kiếm. Thông tin này có chứa luôn số điện thoại, giờ giao dịch, địa chỉ và hình chụp của doanh nghiệp. Khi người dùng tìm thấy thông tin này trên điện thoại là sẵn sàng để giao dịch với doanh nghiệp ngay: chạm vào màn hình để gọi điện thoại lấy thông tin, xem đường đi đến tận nơi khi cần. Do mức độ tiện lợi như vậy nên các doanh nghiệp cần phải chăm sóc thông tin của mình thật cẩn thận, nhất là thông tin địa điểm trên bản đồ Google. Thông tin không chính xác có thể làm doanh nghiệp thiệt hại. Ví dụ như một khách hàng tìm thông tin công ty du lịch nổi tiếng đã biết tên là ABC, Google trả về kết quả có số điện thoại không đúng, khách hàng gọi đến số đó có thể gặp người bán hàng của công ty du lịch XYZ, kẻ đã cố tình sửa số điện thoại của công ty ABC trong bản đồ Google, trường hợp này đã xảy ra và đã được đưa lên báo.
Như vậy, trong thời đại thông tin này, mỗi doanh nghiệp phải chăm sóc thông tin của mình cho thật chính xác và đầy đủ. Việc đơn giản nhất là chăm sóc thông tin liên lạc của doanh nghiệp trên bản đồ Google bằng công cụ miễn phí Google My Business https://business.google.com Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có website riêng thì phải cập nhật thông tin trong website. Nếu doanh nghiệp đã có thương hiệu mạnh rồi thì phải chống giả mạo thông tin ở các website có tên gần giống nhau.
Nói về việc đơn giản nhất, Google My Business, tất cả những gì doanh nghiệp cần làm là đánh dấu tất cả các địa điểm giao dịch của doanh nghiệp, điền đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại, ngành kinh doanh, website, hình ảnh; sau đó làm thủ tục xác nhận quyền sở hữu thông tin đó. Google đã xuất bản những bản hướng dẫn cho việc này bằng tiếng Việt (https://support.google.com/business/answer/3038177?hl=vi&ref_topic=4540086 ) tiếng Anh (https://support.google.com/business/answer/3038177?hl=en&ref_topic=4540086). Khi làm theo đúng các bản hướng dẫn này, doanh nghiệp sẽ tránh bớt được các rắc rối như là thông tin liên lạc của doanh nghiệp bị thay đổi, bị xoá, bị chiếm đoạt, bị lợi dụng...
Những điểm cần chú ý trong bản hướng dẫn trên
1. Google My Business chỉ dành cho các doanh nghiệp có địa điểm giao dịch trực tiếp giữa người với người. Những tổ chức hay cá nhân chỉ giao dịch qua các phương tiện điện tử (điện thoại, email, web) thì không được đánh dấu vào bản đồ, chỉ được dùng Trang thương hiệu Google+ (https://support.google.com/plus/answer/1710600?visit_id=1-636259290177422881-3276045484&rd=1).
Ngoại lệ: doanh nghiệp được phép đánh dấu máy rút tiền ATM, và phải ghi rõ số điện thoại liên lạc khi khách hàng cần giúp đỡ.
Không được đánh dấu những nơi: chưa đưa vào hoạt động, nhà cho thuê, nhà rao bán, những nơi có hoạt động ngắn hạn mà không có quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng lâu dài (như thuê chỗ làm lớp huấn luyện).
2. Chỉ người chủ doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền hợp pháp mới được đánh dấu doanh nghiệp vào bản đồ và xác nhận với Google. Sau khi đã được xác nhận, người đăng ký ban đầu có thể giao quyền cùng quản lý địa điểm cho một người khác.
Người chủ doanh nghiệp có thể nhờ người đại diện đánh dấu và xác nhận địa điểm. Người đại diện có thể là người làm dịch vụ, bạn...
3. Ghi Tên doanh nghiệp trên bản đồ: phải giống với tên trên bảng hiệu treo ở cửa, trên các vật nhận diện thương hiệu.
Ví dụ doanh nghiệp có tên chính thức là Công ty Tránh nhiệm Hữu hạn Thương mại Dịch vụ Du lịch Long Vương, chữ Long Vương là chữ chính, lớn nhất trên bảng hiệu, thì đánh dấu vào bản đồ với tên Long Vương. Đừng viết đủ tên chính thức vào bản đồ vì như vậy sẽ rất khó xem khi mà trên bản đồ chỉ đủ chỗ để hiện ra 3-4 chữ đầu (là Công ty Trách nhiệm, mất phần chính là tên riêng của công ty).
Ví dụ doanh nghiệp nhà hàng Hưng Phát thì nên ghi tên địa điểm là Hưng Phát, không cần ghi chữ nhà hàng vì nhà hàng là danh mục ngành nghề đã có trong thông tin địa điểm. Tương tự như vậy với tất cả các ngành khác như siêu thị, tiệm sửa xe, tiệm bán điện thoại...
Không được viết tên sản phẩm, tên dịch vụ, địa chỉ, địa danh (tỉnh, thành, quận, huyện) vào phần Tên, làm như vậy thì địa điểm sẽ bị xoá.
Doanh nghiệp có nhiều địa điểm dạng chuỗi cùng thương hiệu thì ghi tên tất cả các địa điểm giống nhau (không ghi thêm tên đường hay địa danh vào ô tên).
Chi nhánh của doanh nghiệp ở các địa phương cũng chỉ cần ghi tên riêng của doanh nghiệp là đủ, không cần ghi thêm ‘Chi nhánh’, ‘Phòng giao dịch’, ‘tại ...’ vì đối với người dùng điều đáng quan tâm là ‘ở địa điểm đó có cung cấp dịch vụ gì’ chứ không phải ‘địa điểm đó là chi nhánh hay trụ sở chính’.
Viết tên càng ngắn càng tốt vì tên dài sẽ bị cắt ngắn bớt khi hiện trên màn hình nhỏ. Ví dụ các tên ghi đúng nguyên tắc (không có phần trong dấu ngoặc): ABC (tiệm bánh), ACB (ngân hàng), Vietcombank, Vinaphone, Thế Giới Di Động, Co-opMart.
4. Ghi Danh mục của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có nhiều ngành hoạt động thì ghi nhiều danh mục tương ứng, đừng tạo nhiều địa điểm cho một nơi và mỗi địa điểm có một loại danh mục riêng. Cố gắng chọn số danh mục ít nhất có thể được.
Doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên ở một nơi (trường đại học, bệnh viện), mỗi thành viên có hoạt động riêng biệt và lối đi riêng thì có thể đánh dấu riêng và danh mục phải khác nhau. Nếu đơn vị không có lối đi riêng và không có danh mục riêng thì đừng tạo thành một địa điểm riêng.
Lợi ích của việc tham gia Google Business
Hiện nay, phần lớn các thông tin địa điểm của các doanh nghiệp ở Việt Nam trên bản đồ Google không phải là thông tin chính thức từ chủ doanh nghiệp, mà do hàng vạn người dùng bản đồ đã đưa vào. Những địa điểm không chính thức như vậy rất bấp bênh, dễ bị sửa bởi bất kỳ người nào với mục đích lợi dụng, mạo danh như ví dụ ở trên. Các doanh nghiệp cần phải nhanh chóng tham gia Google Business sửa thông tin địa điểm theo đúng nguyên tắc và xác nhận với Google những địa điểm của mình. Khi một địa điểm được xác nhận, doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích như:
- Hạn chế việc thông tin bị thay đổi hoặc xoá, nếu lỡ bị thay đổi hoặc xoá thì doanh nghiệp khôi phục lại dễ hơn.
- Mỗi địa điểm của doanh nghiệp được xác nhận trở thành một bảng hiệu trong bản đồ điện tử. Bảng hiệu này hiện ra trên cùng trong những kết quả tìm kiếm về doanh nghiệp hoặc ngành kinh doanh. Doanh nghiệp chăm sóc bảng hiệu kỹ lưỡng sẽ tạo hình ảnh chuyên nghiệp, gây sự tin tưởng ở khách hàng.
- Mỗi địa điểm cũng là một bảng tin công cộng, khách hàng có thể dán hình ảnh và nhận xét vào bảng tin đó. Doanh nghiệp nhận được thông báo ngay khi khách hàng thêm nhận xét hoặc hình ảnh vào địa điểm của mình, doanh nghiệp sẽ trả lời cho những nhận xét, hoặc xoá những hình ảnh không phù hợp để nâng cao giá trị thương hiệu của mình, tăng mức độ hài lòng nơi khách hàng, xử lý khủng hoảng truyền thông kịp thời. Nếu không xác nhận địa điểm của mình thì doanh nghiệp đã bỏ mặc bảng tin công cộng cho người ta dán bất kỳ thứ gì lên.
- Khi địa điểm ghi đủ và đúng danh mục, khách hàng có thể tìm đến doanh nghiệp qua ngành nghề kinh doanh đã ghi mà không hề biết đến doanh nghiệp từ trước. Ví dụ khách hàng tìm tiệm sửa xe sẽ ra một danh sách các tiệm sửa xe trong vùng.
- Menu liệt kê các món ăn, dịch vụ mà doanh nghiệp đặt trong website riêng (theo chuẩn http://schema.org) sẽ được tự động trích sang địa điểm trên bản đồ Google.
Tóm lại, một địa điểm được tạo ra cẩn thận trên Google Business có tác dụng như địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp luôn xuất hiện trước mắt khách hàng mỗi khi khách hàng tìm đến dịch vụ. Khách hàng thấy đủ mọi thông tin cần thiết: ngành nghề, sản phẩm hoặc dịch vụ, giờ mở cửa, số điện thoại, đường đi...
Những lỗi thường gặp khi đánh dấu địa điểm
- Thiếu thông tin: địa chỉ không đủ, không có số điện thoại, không ghi rõ giờ giao dịch, thiếu hoặc sai danh mục.
- Vị trí không chính xác
- Ghi tên quá dài như ví dụ ở trên,
- Ghi tên gồm những thứ không phải là tên riêng doanh nghiệp, như tên đường, tên quận, tên tỉnh-thành, tên sản phẩm, tên dịch vụ, tên website, những từ có tính chất thu hút khách hàng.
Ví dụ “Hàng hiệu giá rẻ”, “Vé máy bay rẻ nhất”, “Sửa máy giặt quận 1”, “Công ty Nam Thiên thành phố Hồ Chí Minh”, “Phở bò gà Hưng Phát”.
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp tự lấy những tên có toàn những yếu tố không được Google Business chấp nhận mà lại thiếu đi tên riêng, hoặc những doanh nghiệp có gốc nhà nước trong tên chính thức có chứa địa danh (ví dụ Công ty chiếu sáng công cộng thành phố Hồ Chí Minh). Những tên như vậy vi phạm nguyên tắc của Google Business và khó tồn tại được ổn định trong bản đồ Google và kết quả tìm kiếm Google.
Cộng đồng trợ giúp Google Business ở Việt Nam
Các doanh nghiệp có thể được trợ giúp trong việc tạo địa điểm khi tham gia cộng đồng Local Guides ở Việt Nam https://www.facebook.com/groups/LocalGuidesVietnam